Dokumentacja i ewidencja pracowników

Usługi kadrowe oferowane przez nasze biuro rachunkowe obejmują prowadzenie dokumentacji i ewidencji pracowników. Każdy właściciel firmy, który samodzielnie próbował się tym zajmować, rozumie, jak pracochłonne są to obowiązki. Zdecydowanie lepiej powierzyć je kadrowym, którzy mają doświadczenie i umiejętności w zakresie tworzenie dokumentów i ewidencjonowania czasu pracy.

Jak należy prowadzić dokumentację i ewidencję pracowników?

Pracodawca ma obowiązek wynikający z przepisów do prowadzenia oraz prawidłowego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nie może znajdować się ona w miejscu, w którym narażona jest na zniszczenie czy też uszkodzenie. Jeśli pracodawca nie dopełnia powyższego obowiązku, wówczas podlega karze grzywny, której wysokość wynosi od 1 000 zł do 30 000 zł.

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe (podzielone na cztery części A, B, C, D) oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Te ostatnie dotyczą m.in. ewidencji czasu pracy pracowników (pozwalającej na ustalenie wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń odnośnie wykonywanej pracy). Jej zadaniem jest określenie rzeczywistego czasu pracy. Należy zaznaczyć, że pracownik ma prawo wglądu do powyższych dokumentów.

Ponadto dokumentacja pracownicza odnosi się do urlopów wypoczynkowych, listy wynagrodzenia, ewidencjonowania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Warto pamiętać, że pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w wybranej przez siebie formie (papierowej lub elektronicznej). Ma także prawo do zmiany tejże wersji.